Privacybeleid
Version: 1.0.0
Effective: 2025-11-10
Last Updated: 2025-11-10
Valid Until: 2026-06-01
Status: active
1 Inleiding en Toepassing
Dit privacybeleid beschrijft hoe ColdCaseCrew persoonsgegevens verzamelt, gebruikt, bewaart en beschermt in het kader van haar diensten. Het beleid is van toepassing op alle websites en platforms van ColdCaseCrew, waaronder www.ColdCaseCrew.com, www.ColdCaseCrew.nl, www.dash.ColdCaseCrew.com en toekomstige subdomeinen of uitbreidingen.
1.1 Verantwoordelijke
ColdCaseCrew, gevestigd aan Schoenmakerstraat 75, 1825CC Alkmaar, Nederland, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit beleid. Contact per e-mail: chiefdetective@coldcasecrew.com (eigenaar/founder) of hotline@coldcasecrew.com (algemene support).
1.2 Toepasselijkheid
Dit privacybeleid is van toepassing op alle gebruikers, bezoekers, klanten, deelnemers aan spellen, en ontwikkelaars die gebruikmaken van de online omgeving van ColdCaseCrew. Door gebruik te maken van de diensten stemt u in met dit privacybeleid.
2 Welke Gegevens Worden Verwerkt
ColdCaseCrew verwerkt verschillende soorten persoonsgegevens afhankelijk van het gebruik van de diensten en functies.
2.1 Identificatiegegevens
Naam, e-mailadres, gebruikersnaam, wachtwoord (versleuteld opgeslagen), profielinformatie, en optioneel avatar- of teamnaamgegevens.
2.2 Contactgegevens
E-mailadres voor communicatie, optioneel telefoonnummer (indien opgegeven voor leveringen), en communicatiegeschiedenis via onze supportkanalen.
2.3 Betaal- en transactiegegevens
Betalingsstatus, bedrag, bestelde producten of diensten, transactiedatum en betaalreferentie. ColdCaseCrew ontvangt geen volledige betaalgegevens; betalingen worden afgehandeld door Mollie B.V. volgens hun eigen privacybeleid.
2.4 Technische gegevens
IP-adres, browserinformatie, apparaattype, sessie-identificatie, tijdstip van bezoek, en foutlogboeken ter beveiliging en optimalisatie van het platform.
2.5 Spel- en platformactiviteit
Voortgang in spellen, keuzes binnen interactieve onderdelen, opgeslagen notities, analyse-acties, teaminteracties en communicatie binnen cases.
2.6 Marketing- en voorkeurgegevens
Voorkeursinstellingen voor nieuwsbrieven, meldingen en persoonlijke aanbiedingen. Alleen verwerkt na expliciete toestemming.
3 Doeleinden van Gegevensverwerking
Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor legitieme doeleinden binnen de dienstverlening van ColdCaseCrew.
3.1 Dienstverlening
Om gebruikers toegang te geven tot spellen, accounts te beheren, voortgang op te slaan, en aankopen te leveren (digitaal of fysiek).
3.2 Klantenservice
Om gebruikersvragen te beantwoorden, technische ondersteuning te bieden en klachten af te handelen via hotline@coldcasecrew.com.
3.3 Beveiliging
Om fraude, misbruik of onbevoegde toegang tot accounts te voorkomen en verdachte activiteiten te detecteren.
3.4 Betaling en administratie
Om betalingen correct te verwerken via Mollie en facturen te genereren, inclusief btw-vermelding conform fiscale wetgeving.
3.5 Verbetering en analyse
Om de prestaties van het platform te meten, gebruikerservaring te verbeteren, en bugs of storingen te identificeren.
3.6 Marketing en updates
Om (na toestemming) gebruikers te informeren over nieuwe spellen, updates of promoties van ColdCaseCrew.
4 Rechtsgrondslag voor Verwerking
De verwerking van persoonsgegevens door ColdCaseCrew vindt plaats op basis van de volgende rechtsgronden:
4.1 Uitvoering van overeenkomst
Noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst tussen ColdCaseCrew en de gebruiker (zoals speltoegang en accountbeheer).
4.2 Wettelijke verplichting
Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals fiscale administratie en bewaarplicht.
4.3 Toestemming
Voor marketing, nieuwsbriefinschrijvingen en gebruik van beeldmateriaal vraagt ColdCaseCrew altijd vooraf toestemming.
4.4 Gerechtvaardigd belang
Voor het verbeteren van beveiliging, dienstverlening en gebruikerservaring zonder de rechten van de gebruiker te schaden.
5 Bewaartermijnen
ColdCaseCrew bewaart persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt.
5.1 Accountgegevens
Zolang het account actief is. Na verwijderingsverzoek worden gegevens binnen 30 dagen permanent verwijderd.
5.2 Transactiegegevens
Factuur- en betalingsinformatie wordt 7 jaar bewaard conform de Nederlandse fiscale regelgeving.
5.3 Spelactiviteit en logs
Technische en spelgerelateerde logs worden maximaal 12 maanden bewaard voor beveiligings- en analytische doeleinden.
5.4 Marketingtoestemming
Wordt bewaard totdat de gebruiker zich uitschrijft of de toestemming intrekt.
6 Delen van Gegevens
ColdCaseCrew deelt persoonsgegevens alleen met zorgvuldig geselecteerde derde partijen en uitsluitend wanneer noodzakelijk.
6.1 Betalingsverwerking
Mollie B.V. verwerkt betalingen namens ColdCaseCrew. Zij ontvangen noodzakelijke gegevens om transacties te voltooien (zoals naam, bedrag en ordernummer).
6.2 Hosting en infrastructuur
De platformservers draaien op beveiligde cloudinfrastructuur binnen de Europese Economische Ruimte (EER).
6.3 Partners en leveranciers
In sommige gevallen kunnen partnerbedrijven helpen bij het leveren van fysieke producten of technische ondersteuning. Met al deze partijen worden verwerkersovereenkomsten gesloten.
6.4 Wettelijke verplichting
Gegevens kunnen worden gedeeld met overheidsinstanties indien ColdCaseCrew daartoe wettelijk verplicht is.
7 Beveiliging van Gegevens
ColdCaseCrew neemt technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang.
7.1 Technische maatregelen
Alle verbindingen verlopen via HTTPS. Wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen met sterke hashing. Data wordt beveiligd via firewalls en toegangscontrole.
7.2 Organisatorische maatregelen
Toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot bevoegde medewerkers. Regelmatige veiligheidsaudits en back-ups worden uitgevoerd.
7.3 Beveiligingsincidenten
Bij datalekken of vermoedelijke beveiligingsincidenten meldt ColdCaseCrew dit binnen 72 uur aan de Autoriteit Persoonsgegevens en eventueel betrokken gebruikers.
8 Rechten van Gebruikers
Gebruikers hebben rechten met betrekking tot hun persoonsgegevens. ColdCaseCrew ondersteunt volledige naleving van de AVG (GDPR).
8.1 Recht op inzage
Gebruikers kunnen opvragen welke persoonsgegevens van hen worden verwerkt.
8.2 Recht op correctie
Onjuiste of onvolledige gegevens kunnen worden gecorrigeerd via het account of via supportverzoek.
8.3 Recht op verwijdering
Gebruikers kunnen verzoeken om hun account en persoonsgegevens te laten verwijderen. Dit wordt binnen 30 dagen uitgevoerd, tenzij wettelijke bewaarplicht geldt.
8.4 Recht op dataportabiliteit
Gebruikers kunnen vragen om hun gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen.
8.5 Recht op bezwaar
Gebruikers kunnen bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang of voor marketingdoeleinden.
8.6 Intrekken van toestemming
Toestemming voor marketing of foto-/mediagebruik kan te allen tijde worden ingetrokken via het account of per e-mail.
9 Cookies en Tracking
ColdCaseCrew gebruikt cookies en vergelijkbare technologieën om de werking van haar websites te verbeteren.
9.1 Functionele cookies
Noodzakelijk voor de werking van het platform, zoals sessiebeheer, loginstatus en winkelmandfunctionaliteit.
9.2 Analytische cookies
Geanonimiseerde statistieken om gebruik en prestaties van het platform te meten. Deze gegevens worden niet gebruikt om individuele gebruikers te volgen.
9.3 Marketingcookies
Alleen na expliciete toestemming gebruikt ColdCaseCrew cookies voor gepersonaliseerde promoties of aanbiedingen.
9.4 Cookie-instellingen
Gebruikers kunnen cookies beheren via hun browserinstellingen of via de cookie-banner van de website.
10 Beeldmateriaal en Publicatie
ColdCaseCrew vraagt expliciete toestemming voor het gebruik van foto's, screenshots of opnamen van spelers of gameplay.
10.1 Toestemming vereist
Beeldmateriaal mag uitsluitend worden gebruikt of gedeeld na schriftelijke toestemming van ColdCaseCrew en de betrokken gebruiker.
10.2 Gebruik van media
Toestemming geldt voor alle doeleinden (niet enkel commerciële), om spoilers of ongewenste verspreiding van verhaalonderdelen te voorkomen.
11 Internationale Gegevensoverdracht
ColdCaseCrew verwerkt gegevens primair binnen de EER. Indien gegevens buiten de EER worden verwerkt, worden passende waarborgen genomen.
11.1 EU-standaardclausules
Indien derden buiten de EER betrokken zijn, worden gegevens uitsluitend gedeeld op basis van EU-standaardcontractbepalingen.
12 Wijzigingen in dit Beleid
ColdCaseCrew behoudt zich het recht voor dit privacybeleid aan te passen.
12.1 Procedure bij wijziging
Belangrijke wijzigingen worden aangekondigd op www.ColdCaseCrew.com/legal/privacy en via e-mail aan geregistreerde gebruikers.
12.2 Inwerkingtreding
De nieuwste versie van dit beleid treedt in werking op de datum vermeld onder ‘Laatst bijgewerkt’.
13 Contact en Klachten
Voor vragen over dit beleid of klachten over gegevensverwerking kunt u contact opnemen met ColdCaseCrew.
13.1 Contactgegevens
E-mail: hotline@coldcasecrew.com (support) of chiefdetective@coldcasecrew.com (eigenaar/founder). Adres: Schoenmakerstraat 75, 1825CC Alkmaar, Nederland.
13.2 Autoriteit Persoonsgegevens
Als u niet tevreden bent over de afhandeling van uw klacht, kunt u een melding indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.